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内部統制システム構築の基本方針

令和2年3月9日開催の取締役会において内部統制システム構築の基本方針について、下記のとおり決議いたしました。
 
1. 取締役、執行役員および使用人ならびにグループ会社の取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
   取締役、執行役員および使用人ならびにグループ会社の取締役が法令・定款を遵守し、違反・不正行為を防止するために、社内規定の整備、社内通報制度の導入、ならびにその周知と運用の徹底を図る。
 内部監査室員はコンプライアンスの運用状況について監査し、疑義ある行為については社長および監査等委員会に報告する。
 
2. 取締役および執行役員の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
   取締役および執行役員の職務執行に係る重要文書、その他の情報については、文書管理規程に基づき、保存・管理を行い、取締役および執行役員が求めた場合はこれらの文書を閲覧できる体制とする。
 
3. 当社およびグループ会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
   経営に重大な影響を及ぼすおそれのある損失の危険を適切に認識・評価し、事業リスクその他の個別リスクに対する基本的な管理体制の整備を進めるとともに、緊急事態が生じた場合の危機管理マニュアルも合わせて整備する。
 
4. 当社およびグループ会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
   取締役会を原則月1回開催するほか、必要に応じてこれを開催することで機動的・効率的な経営判断を行う。
 また、効率的な業務執行を行うため執行役員制度を導入するとともに、担当取締役・執行役員は、経営計画に基づいた各部門が実施すべき具体的な施策および効率的な業務の遂行状況を取締役会または役員会において定期的に報告し、 施策・業務遂行体制を阻害する要因の分析とその改善を図る。
 
5. 当社および子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
   当社は子会社管理規程および関連会社管理規程に基づき、上記1から4のとおり、主要な子会社および関連会社に対する適切な経営管理を行うものとする。
 また、当社の内部統制システムに関する体制は、グループ会社全体での整備と運用を範囲とし、内部統制に関する協議、情報の共有化、指示・要請の伝達等が効率的に行われるシステムを構築する。
 内部監査室員は当社およびグループ会社の内部監査を実施し、結果を社長および監査等委員会ならびにグループ会社社長に報告する。
 なお、子会社は、当社の子会社管理規程に従い、同社の株主総会および取締役会等の記録、業績内容、その他重要な事項について当社に報告する。
 
6. 監査等委員会の職務の執行を確保するための体制および方針
  (1)監査等委員の職務を補助すべき取締役および使用人(以下、補助使用人等という)を置く体制と補助使用人等の他の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの 独立性に関する事項ならびに監査等委員会の補助使用人等に対する指示の実効性の確保に関する事項
   監査等委員が必要とした場合、監査等委員の職務を補助する使用人を置くもの とする。 なお、当該使用人の任命・異動等人事権に係る事項の決定には、監査等委員の事前同意を得ることにより、取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性を確保する。
 また、内部監査室員は、監査等委員会の職務を補助する際には、監査等委員会 の指揮命令に従う。
  (2)当社および当社子会社の取締役(監査等委員である取締役を除く)、執行役員および使用人またはこれらの者から報告を受けた者が監査等委員会に報告するための体制
   当社および当社子会社の取締役(監査等委員である取締役を除く)、執行役員 および使用人は、取締役会等の重要な会議において随時業務の状況を報告するとともに、 当社および当社子会社に重大な影響を及ぼす事実が発生した場合はその内容を速やかに当社の監査等委員会に報告する。
  (3)監査等委員会へ報告した者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
   執行役員・使用人等は、監査等委員会に直接報告を行うことができるものとし、当該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを行うことができないように公益通報者保護法に基づく外部の相談連絡窓口を設置する。
  (4)監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
   監査等委員がその職務の執行(監査等委員会の職務の執行に関するものに限る)に必要な費用の前払い等の請求をした場合、当該費用または債務が監査等委員の職務執行に必要でない場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。
  (5)その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
   監査等委員は取締役会および業務執行上重要な会議への出席ならびに議事録等 の関連資料の閲覧を自由に行うことができる。
 また、監査等委員会による取締役(監査等委員である取締役を除く)および重 要な使用人から、個別のヒアリングの機会を設けるとともに、代表取締役、内部監査室および監査法人との定期的な意見交換を行う。
 
以上
  令和2年3月9日
岩塚製菓株式会社
代表取締役社長  槇 春夫


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